Chargé(e) d’accueil et secrétariat administratif (H/F)

MISSION PRINCIPALE

Le/la Chargé(e) d’accueil et de secrétariat administratif est le premier point de contact des interlocuteurs de l’association. Il/elle les accueille, répond à leurs demandes de premier niveau, les oriente vers les bons interlocuteurs et les accompagne si besoin dans leurs démarches administratives.

ACTIVITÉS ET TÂCHES

Au quotidien, il/elle est amené(e) à :

• Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone, comprendre leurs demandes et les orienter vers le bon service si nécessaire.
• Gérer les appels, les messages et les demandes reçues par différents canaux (messageries, formulaires, portail), en assurer le suivi et les transmettre aux personnes concernées.
• Réceptionner, trier, distribuer et envoyer les courriers et documents.
• Rédiger des mails et des documents, réaliser des copies et des numérisations, classer et archiver les dossiers.
• Apporter un soutien administratif aux différents services, notamment pour la gestion des espaces d’accueil, des salles de réunion et le suivi des demandes.

Au sein du Service Relation Adhérent, il/elle contribue également à l’accompagnement des entreprises adhérentes et au suivi de leurs dossiers.

Cela comprend notamment :

• Aider les entreprises à créer, activer et utiliser leur espace sur le portail adhérent, et répondre à leurs questions de premier niveau.
• Accueillir et informer les nouveaux adhérents sur le fonctionnement du SPSTI et les services proposés.
• Participer au suivi des dossiers d’adhésion et des prospects, en lien avec les conseillers adhérents.
• Mettre à jour les données des entreprises adhérentes et veiller à leur fiabilité dans les outils de gestion et les tableaux de suivi.

QUALIFICATION, COMPÉTENCES ET ÉVOLUTION

Vous avez le sens de l’accueil, un bon relationnel et le goût du travail organisé. Vous savez écouter, renseigner et orienter vos interlocuteurs, gérer les demandes du quotidien et assurer un suivi administratif rigoureux.

Les connaissances et compétences attendues sont les suivantes :

• Connaissance de l’association : son fonctionnement, ses activités, ses procédures internes, son offre de services et ses différents interlocuteurs.
• Maîtrise des outils : outils bureautiques, métiers et collaboratifs.
• Compétences administratives : gestion des appels et des demandes, rédaction de documents, classement, archivage et suivi des dossiers.